Agente, agent de secrétariat

Lieu de travail : Montréal (Centre-ville)
Code d'emploi : 592
Nombre d'emplois vacants : 1
Salaire : Peut varier entre 28,44 $ et 34,49 $ de l’heure, selon la scolarité et l’expérience

Description

 

Description

L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec depuis bientôt 50 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

L’offre de l’Université

Salaire compétitif
Horaire de 35 h/semaine
L’équivalent de 4 semaines de vacances par année

Plan de développement
Environnement de travail agréable (parcs, restos, facile d’accès)

Télétravail

Votre équipe

Département Science et technologie

Votre rôle

Sous la direction du supérieur immédiat du département Science et technologie, l’agente de secrétariat exécute toutes les tâches de secrétariat inhérentes aux opérations de son service, assiste la direction dans les opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de la Direction. Elle reste disponible pour offrir un service complémentaire du département Éducation, à Montréal.  

Vos tâches et responsabilités

Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et complète les formulaires administratifs requis.

Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.

Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.

A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants fournit et obtient l'information sur des sujets variés et complexes.

Participe à la préparation, à la planification et à la révision des budgets du département science et technologie, tient à jour le registre des dépenses et informe les personnes concernées des disponibilités budgétaires.

Effectue les tâches propres aux activités du département science et technologie notamment la cueillette de certaines informations, la préparation de rapports, la compilation de statistiques et le suivi des décisions des différentes instances auprès des personnes et des services concernés.

Organise la logistique des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et assure les suivis pertinents.

Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponses complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.

Tient à jour les dossiers du personnel et remplit les formulaires appropriés conformément aux procédures et aux normes en vigueur notamment lors des embauches du personnel du département science et technologie

Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités.

Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec son supérieur.

Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages ou autres.

Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.

Utilise divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur, télécopieur, etc.

Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant ce poste.  Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

Votre profil professionnel

Scolarité :     Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience :  5 ans d'expérience pertinente.

Autres :        Maîtrise des logiciels de la suite Office.

                   Maîtrise du système informatique pour fins de gestion budgétaire.

                   Très bonne connaissance linguistique en français parlé et écrit. (70%)

                   Habiletés reconnues pour la rédaction de texte.

                   Sens de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation développé.

                   Habiletés dans les relations interpersonnelles, qualités de discrétion et de professionnalisme.        

Votre contrat

Contrat jusqu’à la fin février 2022 avec possibilité de prolongation.

Horaire : Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30.

Lieu de travail : Montréal.

Salaire : Peut varier entre 28,44 $ et 34,49 $ de l’heure, selon la scolarité et l’expérience.

Postulez sur notre site internet à l’adresse suivante : http://www.teluq.ca/emploi

Nous ferons la sélection en continu et le concours restera ouvert tant que vous ne vous serez pas manifesté.

 

L’Université TÉLUQ applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leurs candidatures.

Les personnes handicapées peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent.





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Postulants précédents :

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