Adjoint (e) Exécutive

Description

L’adjoint exécutif se rapporte directement au Vice-Président principal.

SOUTIEN ADMINISTRATIF

• Gérer l’agenda de l’équipe de direction dont celle du vice-président principal.
• Organiser les réunions et les rencontres (réservation des salles et des équipements, etc.).
• En collaboration avec l’adjointe administrative du Président du Conseil d’administration et chef de la Direction et celle du Vice-président de direction et chef de l’Exploitation, élaborer le calendrier annuel des réunions mensuelles (suivi de projets majeurs) et trimestrielles (revue de performance).
• Établir à chaque mois, pour le bénéfice des membres de l’équipe de direction et de l’équipe juridique, l’échéancier de préparation des activités reliées à ces rencontres mensuelles et trimestrielles.
• Coordonner les suivis nécessaires au respect des échéanciers.  Rassembler, traiter et distribuer tous les documents relatifs aux rencontres mensuelles et trimestrielles de l’équipe de direction.  
• Organiser les conférences téléphoniques
• Effectuer les réservations pour tous les voyages d’affaires effectué par le personnel de l’équipe de direction et légale.
• Travailler en équipe avec le département des communications afin de planifier les outils de communications de Kruger Énergie tel que dépliant, site Internet, présentation PPT, etc.
• Tenir à jour la base de données des propriétaires fonciers des États-Unis et coordonner les paiements annuels avec les comptes payables.
• Préparer des lettres pour tous les propriétaires fonciers lors de la coordination de leurs paiements annuels.
• Maintenir DocMinder concernant les paiements annuels aux propriétaires fonciers.

SOUTIEN LÉGAL

• Organiser et tenir à jour un système de classement et de gestion documentaire (Legal Suite).
• Dactylographier des contrats légaux en effectuant les suivis de modifications.
• Corriger, dactylographier et rédiger les rapports et la correspondance en français et en anglais.
• Coordonner le paiement des options américaines.
• Réviser les attentes de confidentialité.
• Réviser la facturation légale mensuelle.
• Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de ses supérieurs.

• Diplôme d’études collégiales (DEC) de préférence en techniques administratives
• 7 à 10 ans d’expérience dans un poste similaire
• Bilinguisme – français et anglais (écrit et parlé)
• Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, Power Point et de comparaison de texte (Blacklining)
• Capacité de travailler sous pression et à un rythme accéléré