Position Description

Finance & Administration Assistant, USAID Solutions for Peace and Recovery Project, Bukavu, DRC
Location Democratic Republic of Congo
Job Type Local Staff
Job Classification Project
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Finance & Administration Assistant, USAID Solutions for Peace and Recovery Project, Bukavu, DRC

 

Project Summary:

The goal of the Solutions for Peace and Recovery (SPR) program, implemented in eastern DRC (North Kivu and South Kivu), is to increase social cohesion through inclusion of women and marginalized groups in community-based conflict analysis, prevention, resolution, and recovery. SPR provides USAID/DRC with the ability to respond to dynamic, time-sensitive, and/or unique opportunities to reinforce peace and prevent or assist in the recovery from conflict in areas that are strategically important to the stability of eastern DRC. Three hypotheses support the SPR’s approach towards achieving the project goal. First, if communities in eastern DRC are enabled to analyze conflict, they will develop processes that will produce effective solutions. Second, if Congolese women and marginalized groups are given the skills and opportunities to participate in community-based decision-making, their participation will result in better and more sustainable solutions. Third, if community decision-making is inclusive and participatory, it will result in better solutions and greater social cohesion. These hypotheses or theories of change drive SPR project objectives: community stakeholders identify and accept and solutions to specific drivers of conflict, participatory solutions are implemented, and resources for community development are more inclusively allocated.

**Please note: Only DRC citizens are eligible for this position**

 

Position Summary:

The Finance & Administration Assistant based in Bukavu, South Kivu will support financial, administrative and operational tasks to ensure the smooth running of the SPR project. The Finance & Administration Assistant will report directly to the Finance and Compliance Manager (FCM). The position is a short-term consultancy on a fixed-term contract that goes until July 31, 2021.

 

Responsibilities:

  • Receive invoices from vendors to be posted to the Invoice Tracking List
  • Prepare daily accounting and financial documents to ensure FCM validation
  • Supervise and manage the grants team to ensure smooth and compliant implementation of the SPR grants program
  • Support the Grants Team with administrative and financial tasks related to grantee payments and management
  • Coordinate with the grantees and the Finance team as needed
  • Manage petty cash, process travel expenses and distribution of cash advances
  • Review vouchers and payment requests, including proper back-up documentation to ensure compliance with MSI and USAID policies, procedures, rules and regulations
  • Prepare payments for suppliers and MSI staff, deposit/withdraw funds or make bank transfers for project operations
  • Maintain all project accounting records up to date and in archival order for evaluation purposes
  • Track travel advances to MSI staff and consultants for liquidation
  • Support financial and accounting operations to complete day-to-day supply transactions
  • Maintain office, finance, and purchase order files, databases and assist with recording the purchasing of supplies
  • Works in close collaboration with other colleagues for the smooth running of operations requiring support
  • Provide administrative support to the project team in various aspects

 

Qualifications:

  •  
  • Bachelor’s degree in administration, economics, finance, accounting or a similar discipline required
  • Minimum of three years of experience in finance and administrative and/or operational management, preferably in an international organization
  • Strong attention to detail and ability to follow instructions
  • Discretion and confidentiality required
  • Knowledge of MS Office programs (Word, PowerPoint, Excel) is required
  • Experience in a USAID project is preferred
  • Proven record of establishing trust with female participants and respecting cultural/community norms
  • Strong oral and written communication skills are required
  • Proficiency in French is required, and knowledge of English is preferred

Reasonable Accommodations: MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please email MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com with “Reasonable Accommodations” in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

 

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

 

Please submit application by no later than March 12, 2021. 

 


 

USAID/DRC Solutions for Peace and Recovery, RDC

Poste : Assistant financier et administratif basé à Bukavu, Sud-Kivu

 

Profile de l’organisation:

MSI, une compagnie Tetra Tech, est une société de développement international basée dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec 35 ans d'expérience dans le développement à travers le monde. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation (S&E), du développement institutionnel, de la gestion du secteur public, de la gouvernance et de la lutte contre la corruption. MSI mène de nombreux projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Jordanie, le Maroc, le Liban, la Syrie, le Pakistan, l'Afghanistan, la Colombie et le Mexique. Une des entreprises principales dans ce domaine, MSI s'est associée à d’autres organisations provenant de tous les secteurs du développement international afin de soutenir des clients allant des donateurs bilatéraux et multilatéraux tels que USAID, la Banque mondiale et le PNUD, à des gouvernements nationaux et locaux, des ONG, des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre site web à l'adresse www.msiworldwide.com .

 

Résumé du Projet: 

L'objectif du programme Solutions pour la Paix et Relèvement (SPR), mis en œuvre dans l'Est de la RDC (Nord-Kivu et Sud-Kivu), est de faire grandir la cohésion sociale par l'inclusion des femmes et des groupes marginalisés dans l'analyse, la prévention, la résolution et le redressement des conflits au niveau communautaire. SPR fournit à l'USAID/RDC la capacité de répondre à des opportunités dynamiques, urgentes et/ou uniques pour renforcer la paix et de prévenir ou d'aider au relèvement à la suite d’un conflit dans des zones qui sont stratégiquement importantes pour la stabilité de l'est de la RDC.

 

**Note : Seuls les citoyens de la RDC peuvent postuler ce poste**

 

Résumé du Poste:

L'assistant financier et administratif, basé à Bukavu, dans le Sud-Kivu, soutiendra les tâches financières, administratives et opérationnelles afin d'assurer le bon déroulement du projet SPR. L'assistant financier et administratif relèvera directement du gestionnaire des finances et de la conformité (FCM). Il s'agit d'un poste de consultant à court terme sur un contrat à durée déterminée qui va jusqu'au 31 juillet 2021.

 

Responsabilités :

  • Recevoir les factures des fournisseurs pour les enregistrer dans la liste de suivi des factures
  • Participer à la gestion de l'équipe chargée des subventions afin de garantir une mise en œuvre harmonieuse et conforme du programme de subventions du SPR
  • Préparer les documents comptables et financiers quotidiens pour assurer la validation de la FCM
  • Travailler avec l’équipe des subventions, DCOP/Ops, COP et l’équipe du bureau principal au besoin pour franchir tout obstacle que les  récipiendaires pourraient rencontrer comme résultat des procédures administratives
  • Gérer la petite caisse, traiter les frais de voyage et distribuer les avances de fonds
  • Examiner les pièces justificatives et les demandes de paiement, y compris les documents de sauvegarde appropriés pour assurer la conformité avec les politiques, les procédures, les règles et les règlements de MSI et de l'USAID
  • Préparer les paiements pour les fournisseurs et le personnel de MSI, déposer/retirer des fonds ou effectuer des virements bancaires pour les opérations du projet
  • Tenir à jour et archiver tous les documents comptables du projet à des fins d'évaluation
  • Suivre les avances de voyage au personnel et aux consultants de MSI en vue de leur liquidation
  • Soutenir les opérations financières et comptables afin de mener à bien les opérations quotidiennes de fourniture
  • Tenir à jour les dossiers de bureau, de finances et de bons de commande, les bases de données et aider à enregistrer l'achat de fournitures
  • Travailler en étroite collaboration avec d'autres collègues pour le bon déroulement des opérations nécessitant soutien
  • Fournir un soutien administratif à l'équipe du projet sous divers aspects

 

Qualifications:

  • Licence diplôme en administration, économie, finance, comptabilité ou dans une discipline similaire sera privilégié
  • Au moins trois ans d'expérience en finance et en gestion administrative et/ou opérationnelle, de préférence dans une organisation internationale
  • Un grand souci du détail et une capacité à suivre des instructions
  • De solides compétences en matière de communication orale et écrite sont requises
  • La discrétion et le confidentialité sont requis
  • La connaissance des programmes MS Office (Word, PowerPoint, Excel) est requise
  • Une expérience dans un projet de l'USAID est préféré
  • La maîtrise du français est requise, et la connaissance de l'anglais est un atout

 

Logements raisonnables : MSI s'engage à recruter une main-d'œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des aménagements raisonnables pendant la procédure de candidature, veuillez envoyer un courriel à MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com en indiquant "Reasonable Accommodations" dans le titre. Notre équipe de recrutement est impatiente de s'engager dans un processus interactif pour fournir des accommodements raisonnables aux candidats.

 

Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Nous vous remercions de ne pas nous contacter par téléphone. 

 

La date limite pour postuler est fixée au 12 mars 2021. 

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